文章来自： 南京·领创 2025.01 （华为终端深度合作伙伴）
关于领创：
南京领创信息科技有限公司作为业内领先的商用终端领域全栈解决方案领导者，专注于平台安全、终端安全、应用与网络安全及安全服务在内的信息安全一体化解决方案与服务，服务客户遍布政务/泛政务、法检司、金融、教育、能源、医疗、部队等多个行业。
“政企工作台”和“双域安全系统”解决方案为党政军、金融单位、制造业企业提供超过10万台安全工作终端与运营服务，高效支持客户单位提高移动信息化建设水平达到提升工作效率的建设目标，并有力保障了管理部门对信息安全的保护、风控与监管，已覆盖人大、纪检监察、组织系统、中铁和银行等行业客户。
“领创无纸化会议”响应党中央关于“双碳”的工作目标，面向政府机关、企业单位等客户，贯通标准、规范、安全保密的智慧会议场景全流程，已覆盖区县级与乡镇级政府、局委办机关、国企等行业客户。
“智慧课堂安全管控平台”和“同步练学习机”解决方案为超过11万所K12学校提供约600万台自主学习专属终端和平台服务，已覆盖视源股份(002841)、科大讯飞(002230)、好未来(TAL)、新东方(EDU)、字节跳动等行业客户。 领创科技，让安全更简单。
第1章 项目概述
1.1. 方案背景
“十三五”规划，明确提出了信息化代表新的生产力和新的发展方向，而“十四五”规划，将数字信息安全性作为重点工作，说明国家信息化建设已经基本成型，进一步向着信息安全的方向发展。两会期间， 全国政协办公厅新闻局负责人表示，全国政协会议将大幅减少会议简报、大会发言报告等纸质印刷品， 主要通过信息化平台发布，仅此一项便可节省会议支出约 200 万元。通过使用无纸化进行全国政协会议的召开，表明无纸化会议系统将作为数字信息化会议的一个发展趋势。
办公用纸中，会议用纸占用很大比例。政府机构作为国家信息传递、规范管理的重要机构，每天的工作十分繁忙，在政府机关、科研部门等机构， 每年各种会议较多，会议材料用纸量较大，印制等各种费用较高，人力及时间消耗较多，不仅增加财政成本，而且也不适应信息化时代的发展。
政府机关及社会各界对保密工作日益关注，如何做好保密工作也成为各界人士普遍关注度问题。在传统的纸张会议文件的传送中， 由于每次会议的召开，需要会议组织人员将会议的议题和内容编辑打印，如果不在打印输出的前一秒守在打印机旁边，第一个看到文件的人可能就会是其他人，于是，机密会议文件就可以从打印机开始在部门间传播;另外，会议文件的装订，往往需要多位工作人员来完成，装订一份会议文件不自觉地看到了文件的内容，知晓文件反映的问题，
必然会造成文件失密、泄密现象，不利于会议。
文件的安全和保密源于传统会议的大量用纸、各方面资源的消耗、单一的表现形式以及安全保密隐患等诸多问题，在倡导全民节能，有效、合理地利用能源的今天，逐渐不敷现代会议室使用，无纸化会议系统正是这种激烈竞争环境下产生的新型科技成果。无纸化会议不仅能大大提高工作效率、确保会议内容安全性，对环保节能也具有深远的意义。从这个意义上来说， 无纸化会议不仅是节约型社会的需要，更是生态的需要、环境的需要、生存的需要， 归根结底还是构建和谐社会的需要。
1.2. 痛点分析
传统的会议模式通常使用电脑、投影、音响、大屏等数字化的设备召开会议。虽然这些设备可以辅助会议资料的准备、人员通知、参会、闭会、资料回收整理等过程，但是这种模式仍然和传统的办会模式没有太大的区别。根据国家“十三五”规划，对于信息化改革而言，传统会议模式显然无法适应当今快速发展的信息化改革，就整个办会过程而言，传统会议模式具有以下缺陷：
网络安全：外网环境部署项目会面临诸如安全、稳定性、效率等方面的挑战。在当前网络安全问题日益复杂的情况下，将网络安全放在首位，做好网络安全防护工作，至关重要。
会议管理繁琐：传统会议的组织、管理复杂， 繁琐，对会议的组织方的工作要求较高。
会议成本高，效率低：会议的准备周期长、效率低，要经过打印、装订、分发、收集投影资料等漫长过程。当会议资料更新时， 成册的文件资料只能成为一堆废纸，资源严重浪费、成本高，但效率低。
会议召开的成效大打折扣：传统的会议中，因为采用纸质文档，会议材料各自独立使用，无法共享。参会者需要花费很多精力才能与发言人的进度保持一致，这将影响会议的效果。
会议形式单一：传统会议中，因为没有融合音视频、图片、文字等多种表现形式，会议过程相对而言比较枯燥，内容和形式比较单调。特别是对一些比较抽象的内容或复杂的议题，无法引入多媒体增强效果，造成参会人员难以快速理解并把握其核心思想。
应急机制差：当出现会议参会人数增加、会议人员座位变动、会议文件的更新优化等，会议管理者需重新安排会议座位，现场修改、打印、重新装订资料，应急能力差。
保密隐患问题：会议上下发的保密文件资料，在会议结束后如因会议流程繁琐，许多文件没有及时回收，带走文件的人员又不知如何处理，使得纸质文件成为泄密的最大通道。
这些问题，是前进中的问题、发展中的问题， 我们必须高度重视，采取有效措施切实加以解决。通过建设无纸化会议系统，能够效解决以上问题。
无纸化会议按照使用场景可分为固定终端和移动终端，移动终端设备以平板电脑为主，由移动终端系统权限的限制，在平板无纸化会议系统中也会遇到如下
问题：
1．开保密会议时应用系统非独占状态，占用平板资源影响使用性能；
2．开会容易受其他应用的干扰，例如系统的消息推送、其他应用的弹窗广告等；
3．无法实现统一的系统功能设置与管理，例如要去开启或者关闭多个平板的系统功能；
4．存在一定的数据安全隐患，参会者携带平板中途离开会议，会议资料易泄密；
1.3. 系统部署架构
领创无纸化会议系统拓扑图
1.4. 需求分析
通过使用无纸化会议系统，一方面可以“解放”单位内部参会人员；另外一方面通过移动信息化手段的应用，为单位大幅提高办会效率，帮助会议组织者极大降低工作压力，轻松进行会议现场管控，持续降低成本并节省时间，带来内部管理水平的升级，同时也为广大参会者提供了更加详尽的会议信息资料。让用户获得全方位、高效率、实时和安全的会议服务，获得无处不在的会议信息化体验，也为办公单位节省大量的印刷费用和投影设备，完全符合国家低碳、环保理念，对于无纸化会议系统改造需求主要从以下几个方面考虑：
1.4.1. 软件需求
软件能按常务会议流程进行功能定制。扩展性强， 便于后续功能开发，以及与 OA、其它系统的数据交互。
1.4.2. 硬件需求
会议终端：企业内会议室大小及办会需求，合理配置无纸化会议系统参会终端数量。
1.4.3. 功能需求
总体需求：使用信息化技术，通过文件的电子交换实现会议全过程的无纸化。其重点是：文件的网络传输、电子显示和智能编辑； 会议数据实时共享；会议筹备的智能化，以及极佳的参会体验。
按时序具体分为三个阶段需求：
会前：包括会议方案审阅流转、会前资料上传下载、会议签到等。实现会前资料的电子化传输，通知、签到的自动化； 参会者提前熟悉议题内容，候会者掌握当前议程，做好参会准备。
会中：包括议程资料管理、会议交流、资料查询、决议表决、同步阅读、终端控制、会议服务等。实现会议终端的资料同步， 会议终端的实时控制；电子文档的流畅阅读和便捷批阅，手写签批及笔迹保留；与会者间即时通讯，历史会议、相关资料即时查阅，投票表决自动统计；会议服务呼叫，会议全程的音、视频记录、安全存档等。
会后：包括会议资料销毁及会议记录管理，实现自动销毁显示终端上的涉密材料，对会议记录、表决结果进行整理，对历史会议资料进行归档。
1.4.4. 安全需求
应包括涉密资料安全、数据传输安全、会议过程权限分配等。
1.5. 建设思路
传统会议，办公会议材料是由办公室秘书从 OA 系统中筛选出并下载打印，各与会部门文书在接到电话会议通知后，去秘书科领取纸质会议材料，并递交给与会部门领导。
建设无纸化会议系统需实现办公室秘书可以直接从系统中创建会议，选择出需要上会的议题，上传议题资料，形成办公会议通知单，并通过会务系统，以待办文件的形式将会议通知下发给相关参会人员，参会人员接收到通知根据会议时间地点按时参会，参会人员可在系统中查看会议及相关议题材料，若会议材料有更新或有新增议题，秘书科在系统中更新后，所有与会人员可同步查看。系统采用 B/S 结构，支持远程接入系统和移动办公，支持全办公格式和扩展行业用文件格式。
同时，系统还可根据需求进行定制化功能模块的开发，方便对会议进行各种辅助，以提升会议召开的效率和效果。
在使用平板电脑终端参会时，使用基于领创安全解决方案定制的无纸化会议系统，从而实现对平板系统权限进行控制，提升无纸化会议的办会成效。
1.6. 建设目标
本方案旨在为该单位会议室建设一套有别于传统的数字化会议系统，建设数
字无纸化会议应用系统将更好的无纸化办公在会议管理中的效能，提高会议工作效率，为用户带来明显的应用价值与管理效益。建设目标如下：
1、无纸化会议系统网络纯内网部署，并确保该网络仅在该生产基地内部使用，不连接外部网络，来保证网络安全性；
2、 提供全面全流程的会议及会务管理功能，以满足于单位的日常会议管理需要；
3、 会议管理人员只需简单操作即可快速建立会议，发布会议信息；
4、 为参会人员提供各种参会服务，参会人员只需使用会议终端，即可进行会场签到、全面获取会议及会务信息，参与会议互动；
5、 参会人员可使用专用会议终端参会，通过会议终端可实现全面获取会议及会务信息，随时随地阅读会议资料文件；
6、 参会人员可使用专用会议终端开展会议现场会议资料的同屏阅读功能，即主持人能控制所有参会人所看的会议资料进度，保持会议现场会议资料阅读的同屏同步；
7、提供包括传输安全、存储安全及数据安全全方位的安全措施；
8、 会务管理员可通过管理系统对平板电脑参会终端各类权限进行管理控制，必要情况下可设置平板为会议专用终端，除无纸化会议功能外，其余功能暂时关闭无法使用。
1.7. 建设价值
1.7.1. 应用场景
使用领创无纸化会议系统场景一：
使用前：开一些综合性相关会议，综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料，以便会上查看材料和发言。这一项准备工作，非常耗费时间，也难免出错，同时耗费大量耗材成本。尤其是当有大量文档的时候，此问题更严重。作为参会者，可能自己带笔记本电脑入会，也可能直接使用打印的资料。
使用后：会议资料无需再打印，只需把会议资料上传到服务端就已经准备完毕。每一位参会者都会有一台平板会议终端，可通过网络访问到已经准备好的会议资料。无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。
使用领创无纸化会议系统场景二：
使用前：会议参会者众多，后排总有人看不清投影内容。
使用后：通过平板会议终端，可方便浏览已上传的会议材料，通过分享，可跟随主持人当前屏幕内容。
使用领创无纸化会议系统场景三：
使用前：领导需要发言，文件资料指住某一页并且进行发言，所有参会者跟随一起翻到该页。或者在电脑上打开该资料， 然后连接投影设备，进行发言，当有多人需要发言时，需要切换设备等过程操作。
使用后：主持人可在参会者之间切换，切换后可把已经准备好的会议资料打开，所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。
使用领创无纸化会议系统场景四：
使用前：领导或任一指定发言者投送指定屏幕给所有参会人员，可标注重点、可高亮显示，突出观点和重点。
使用后：主持人可在参会者之间切换，切换后可把已经准备好的屏幕传递给所有人，所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。
使用领创无纸化会议系统场景五：
使用前：特殊场景下需要录制会议过程，需投资录制设备，录制现场声音及屏幕显示内容混乱。
使用后：无需额外软硬件投入，主持人一键开始录制，全程录音录像。一键导出、方便存档 ，成本更低。
1.7.2. 应用价值
平板终端无纸化会议系统是一套基于商用平板终端的会议辅助工具，通过多种终端设备的屏幕同屏及会议相关的辅助功能，解决会议室无纸化会议的刚性需求，解决参会者就近共同查看会议资料的难题及会议过程中的各种沟通交流讨论障碍，达到降低大、中、小型报告会议成本、加强会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。
第2章 方案总体设计
2.1. 无纸化系统介绍
无纸化会议系统是一款专为政府党政机关、事业单位、企业、金融等单位量身定制的会前、会中、会后全生命周期的会议服务与管理系统软件， 是基于局域网、专网或移动互联网的智能会议交互系统，提供会议管理功能与移动参会功能，运用通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术， 通过文件的电子交换实现会议的无纸化。 其特征是：文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。核心功能主要是实现会议预约、信息发布、会议签到、人名导位、文件分发和共享、屏幕同传、手写批注、投票表决、阅后即焚、一键资料存档等。
2.2. 设计思路
在设计本无纸化会议系统的时候，重点关注了以下内容：
（1）易于管理的系统： 当前的会议管理模式越来越趋向于远程化， 因此，系统需要满足用户对会议进行管理的需求。同时， 对系统的管理功能需要涵盖从硬件、软件到会议内容的方方面面 。
（2）更好的用户体验：用户正越来越重视会议的体验度，未来提升用户体验将是关键。一个产品能不能成功、能不能得到用户的信任、能不能获得足够高的关注度，呈现给客户的体验将起到至关重要的作用。用户体验一方面取决于程
序界面是否美观、界面反馈是否流畅， 另一方面也取决于系统的功能设计是否合理、是否易于用户掌握， 如果软件留下太多地方让用户自己去理解，那么用户往往需要经过培训才能做出操作决定。
（3）更高的安全保障：系统不仅要能够集中控制会议内容，确保会议数据不被泄漏，还要能够防止病毒入侵，提高系统的安全性。 同时，系统需要有故障恢复机制，防止在遇到故障时造成停机，影响会议进程。
（4）更丰富的会议互动功能：系统在提供高品质的会议文档内容阅览和多媒体资源展示之外，还需要能够根据用户的需求提供更加丰富的会议互动功能。
（5）更安全可靠的会议体验：政府及企业单位对于信息安全和数据安全的诉求与日俱增，安全保障也是解决方案中必不可少的一环。
2.3. 设计原则
在追求性能优越、经济实用的前提下，遵循技术先进、功能齐全、性能稳定、节约成本的原则，使该系统能够很好满足企事业单位对日常会议的召开进行有效的管理。并综合考虑维护及操作因素， 为今后的发展、扩建、改造等因素留有扩充的余地。严格遵守以下原则：
先进性和前瞻性
本系统所有的组成要素均充分地考虑其先进性，使系统的扩充和维护简单化，并满足不断提升的信息化建设与应用的要求，保证其在相当长的时间内具有技术优势，能够适应未来技术发展的潮流。
可靠性
本系统采用的硬件设备及软件产品均支持国内、国际通用的标准网络协议，
选用的设备和技术均符合部标、行标的统一要求，符合总体设计要求，确保在统一的标准下，实现上下级信息网络的互联互通。
多元化
将传统会议过程中的各个环节虚拟化、主体信息和承载介质数字化， 将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部“搬”进场景内，管理者能在更短时间内完成多于以往的任务。
拓展性
即在遵循标准性原则的基础上，采用开放的技术、结构、系统组件、用户接口，采用开放的、通信协议和技术标准， 保障系统在互联或以后扩展过程中能够稳定有效的运行并做到无缝扩容和升级，以满足业务拓展需求。
安全性
对会议资料的上传使用 https 的方式进行加密，文件保存则用的是国密算法加密，已经经过商业密码认证过，下载到客户端后，打开解密，修改保存后加密上传，完美的解决了会议资料泄密事件的发生。
稳定性
本系统采用的软件系统则采用了成熟的技术框架及主流的开发语言进行开发，通过测试人员配合测试，不断进行调优，确保软件运行的稳定性。
2.4. 设计依据
本系统在设计、施工中必须根据以下国家有关设计、产品、工程施工验收的规程、规范，本工程适用的标准及规范包括（不限于）以下内容：
JGJ/T 16-92 《民用建筑电气设计规范》
GB/T 14476-93 《客观评价厅堂语言可懂度的“RASTI”法》
GB/T 14197-93 《声系统设备互连的优选配接值》 GB/T50371-2006《厅堂扩声系统设计规范》
JGJ 57-2000/J 67-2001《多功能厅建筑设计规范》
GB/T50365-2005《剧场、电影院和多用途礼堂建筑声学设计规范》 GB/T15381-94《会议音响系统电及音频的性能要求》
GB/T4959-95《厅堂扩声特性测量方法》
WH/T18-2003《演出场所扩声系统的声学特性指标》 GB/T15485《语言清晰度指数的设计方法》
GB/T15508-19926《声学语言清晰度测试方法》 GBJ76-84《厅堂混响时间测量规范》
GB9003-88《调音台基本特性测量方法》
GB/T9396-1996《扬声器主要性能测试方法》 GB9001-88《声频放大器测量方法》
GB50799-2012《电子会议系统工程设计规范》
GB 51043-2014《电子会议系统工程施工与质量验收规范》 GBT 15381-1994《会议系统电及音频的性能要求》
YD5032-2005《会议电视系统工程设计规范》
GB50635-2010《会议电视会场系统工程设计规范》
GB50312-2016《综合布线系统工程验收规范》 BMB3-1999《中华人民共和国保密标准》
MBZ3-2001《涉及国家计算机信息系统安全保密测试指南》
《网络管理保密制度》
《全国政府系统政务信息化建设纲要》
3C 认证《中国强制性产品认证制度》
ISO14001《环境管理体系认证证书》
ISO9001《质量管理体系认证证书》
GB 8898-2001《音频、视频及类似电子设备 安全要求》
EICC 认证《电子行业行为准则》
国际电子工业联接协会-IPC 认证
进口设备所遵循的标准和要求：各种进口设备要符合上述国家标准外，同时要符合以下国际标准，还要符合ISO（国际标准化组织）和 CIE（国际电工协会）制定的国际通行标准规范。
2.5. 无纸化会议功能设计
无纸化会议系统按照会议的参与者来划分，分为办会人员、参会人员， 按照会议的基本流程主要分为会前、会中及会后。针对以上阶段办会人员及参会人员的主要应用场景设计如下：
2.5.1. 会前准备工作
办会人根据会议时间、地点、参会人员创建会议， 提前按照会议议题分类上传议题资料，资料上传完毕，可提前对参会人员进行会议室座次安排，通过参会终端及桌牌为参会人员定位寻找自己的座位。
2.5.1.1 创建会议室
打开软件就会创建一个电子会议室。
2.5.1.2 会议设置
在会议设置中可以配置会议主题和参会人员名单，配置签到之后会在大屏上打开一个签到清单，通过这个清单可以看到签到情况，签到结束后可以将签到信息保存归档。
2.5.2. 会中管理及使用
制定的会议时间临近时，办会人员可提前至会议室开启会议。并在会议过程进行全流程监控管理，包含电子桌牌显示及席位变更、临时文件上传及权限变更、屏幕控制及共享、视频资源播放、投票及表决、会议记录等功能。
参会人员可使用会议终端，使用会议签到、讨论、发言、资料查看、协同批注、大屏分享讲解、会议纪要记录等功能进行参会。
2.5.2.1 签到
配置签到之后会在大屏上打开一个签到清单，通过这个清单可以直观地掌握签到情况，签到结束后将签到信息保存归档。
2.5.2.2 批注
在当前屏幕上出现一个画笔工具来进行标注和讲解，辅助演示者表达一些相对复杂的推理过程。
2.5.2.3 隐藏/显示导航条
在使用过程中点击导航条的 logo 图标可以显示/隐藏导航条。
2.5.2.4 同屏
将大屏的屏幕等比例同步到参会者端的平板上，届时可以将一体机上信息进行演示分享。
2.5.2.5 投票表决
配置好的表决内容会下发给所有参会者，大屏端实时观看参会人员的投票结果。
2.5.2.6 投票选举
启用选举流程，将选举内容和候选人列表下发到所有参会人员来进行选举。
2.5.2.7 培训-测验
培训过程中或培训结束后，推送一些测验题目来检测培训效果。
2.5.2.8 培训-截屏推送
培训过程中或培训结束后，收集参会人员在平板上的操作过程并展示。
2.5.2.9 投屏
将平板的界面投放到大屏上。
2.5.2.10 文件
打开一个文件浏览器，通过这个文件浏览器将文件分享到参会者平板。
2.5.2.11 画板
启动一个画板工具，以便进行画图和讲解。
2.5.2.12 思维导图
启动一个集成到软件的思维导图工具，可以导入已经做好的思维导图文件来演示。
2.5.2.13 抽选
随机抽取参会人员。
2.5.2.14 锁屏
休息时间时，通过锁屏可以在参会者的平板上拉起一个显示参会者名字的界面。
2.5.2.15 录制
启动录屏将会议过程录制成视频并归档。
2.5.2.16 截图
启动截屏工具来进行截图。
2.5.2.17 计时器
启动一个计时工具，可以配置倒计时或者正计时。
2.5.2.18 展台
开启大屏端的摄像头并将拍摄内容投到大屏上。
2.5.2.19 呼叫前台
可以呼叫前台来协助处理一些事情，比如加水、拿毛巾之类。
2.5.3. 会后管理
会议结束后，办会人员可立即释放会议室资源，自动销毁终端敏感信息，并可在安全区域内一键导出会议过程资料归档，包括全程音视频记录 等功能。
2.5.3.1 删除文件
一键清除会议过程中生成的文件。
2.5.3.2 拷贝文件
将会议生成的文件拷贝到指定位置。
2.5.3.3 加密文件
将会议生成的文件归档到加密压缩包，并拷贝到指定位置。
第3章 无纸化会议系统设备选型
3.1. 会议平板（硬件）
需从硬件终端厂家授权经销商采购 （深度定制化场景需要调用厂家后台管控，因此需要授权经销商向原厂申请对应的功能开放）
说明：每位参会者配备 1 台，每个会议室不超过 30 台，多出的部分另组新的会议室。
3.2. PC 控制端（硬件）
需从 PC 硬件终端授权经销商采购或自备。
产品性能特点：仅需正常 Windows 系统的设备即可。
说明：每个会议室配备 1 台即可。
3.3. 无线通讯组件（硬件）
商用级无线路由设备，客户可使用现有设备，也可根据软件开发商建议参数另行采购。
产品性能特点：
采用 5G 多频技术，只允许专网专用设备接入，不允许任何未授权的设备接入到无线传输中。
以深度检测的多层识别为基础，多重保障无线网络的高效畅通。
采用自锁式技术，便于会议室吸顶安装，摒弃打孔布线传统无纸化会议模式。 AP 支持胖瘦一体化，根据不同的组网要求灵活切换，降低网络建设成本。
30 台会议平板电脑同时观看高清视频无缓冲、无卡顿。
3.4. 部署方怯
私有化独立内网部署安装。
无纸化会议功能浏览
